Fapados Rendezvényszervezés - rendezvények kompromisszumokkal

Sokféle "fapados" jelző alatt működő vállalkozás létezik már: légitársaság, szállítmányozás, üzletek, éttermek. Mit is jelent mindez? Színvonalcsökkenést? Igénytelenséget? Nem! Ez csupán kompromisszumokat takar. Céljaink vannak, amiket el akarunk érni, ezért igénybe veszünk különféle szolgáltatásokat a rendelkezésünkre álló források erejéig.
Szóval, nem szeretnénk mást, mint az adott helyzetből kihozni a maximumot, mérlegelve lehetőségeinket, tudomásul véve korlátainkat.
- azaz kompromisszumot kötünk!

Miként tudjuk ezt hasznosítani a rendezvényszervezés során?

A rendezvények vázlatosan a következő elemekből épülnek fel - a teljesség igénye nélkül:

  • Helyszín (bútorokkal, mosdókkal, ruhatárral, parkolóval);
  • Technikai szükségletek (fény- vetítés- és hangtechnika, színpad);
  • Catering - vendéglátás (étel- és italválaszték, tálaláshoz és étkezéshez szükséges eszközök, melegítő és hűtő berendezések, személyzet, szállítás);
  • Műsor(általában a rendezvény meghatározó szórakoztató eleme, de ebbe a kategóriába tartozik a vacsora alatti, illetve az azt követő zene is);
  • Kiegészítő személyzet: hostessek, biztonsági őrök, parkolást segítő személyzet;
  • Nyomdai, grafikai, dekorációs munkák;
  • Transzfer, esetleges szállás megszervezése


Mit jelentenek ezek, ebben az új, "F.P.R.- típusú" ajánlati és szervezési munkában?

Helyszín: az igényeknek megfelelően több helyszínt ajánlunk. Alapvetően igyekszünk olyan rendezvényhelyszíneket találni, ahol nincs bérleti díj, vagy a bérleti díjért cserében igénybe vesszük az adott hely kizárólagos szolgáltatásait, mint a catering, vagy a technika.
Ha van bérleti díj, akkor még mindig meg lehet próbálni a "last minute" lehetőséget. Ekkor jelentős engedménnyel juthatunk a kiszemelt helyszínhez. Persze előfordul, hogy a rendezvény időpontjáig kiadják, ezért több hasonló helyszínt ajánlunk, az egyik biztosan szabad lesz.

a kompromisszum: nem biztos, hogy az elsőre kiválasztott helyszínen lesz a rendezvény, de színvonalában egy másik helyszínen megrendezésre kerül a rendezvényünk. Az, hogy biztosan lesz megfelelő helyszín, az a mi feladatunk.

Technika: nagyon sokféle technikai berendezés található a rendezvénypiacon, amit az igen nagy számban jelen lévő rendezvénytechnikai cég kínál. Minőségükben, szolgáltatási színvonalukban, zongorázható a különbség, amit az ár nem mindig képvisel megfelelően (a gyengébb minőséget kínáló is lehet nagyon drága). Az adott rendezvény minimális elvárásaihoz igazítjuk a kínált eszközöket.

a kompromisszum: a technikai eszközök mennyiségének és minőségének a budget-tel való összefésülése, amihez szakmai segítséget adunk.

Catering - vendéglátás: az egyik legtöbbet vitatott része a rendezvénynek az árak, a minőség és a szolgáltatás tekintetében. De tulajdonképpen mit is tartalmaz a megadott ár?
  • A kiválasztott menü anyagköltségét;
  • a tálaló edény (cséving, tálak) bérleti díját;
  • a tálaláshoz szükséges bútorok, abroszok díját;
  • (általában) a büféasztal alapdekorációjának a díja;
  • a hinterland (a vendég előtt rejtett tálaló, utántöltő és lerámoló terület) építésének a költségét;
  • a felszolgáló és a háttérmunkát ellátó személyzet költségeit;
A szállítás, a HACCP előírásoknak megfelelő hűtőlánc költsége, a terítékdíj és a vendég bútorainak a költsége már elég gyakran külön tételként szerepel az ajánlatokban.
A fentieket azért írtam le, hogy szemléltessem, hogy a megadott árakból nem nagyon lehet "büntetlenül" alkudni. Valami ilyenkor mindig lecsökken (pl.: hús helyett tészta; több köret, olcsóbb hozzávalók, kevesebb felszolgáló) és ez gyakran érezhető a minőségben is.

a kompromisszum Ha bele akarunk férni a rendelkezésre álló költségkeretbe, részekre szedhetjük az ajánlatot és csak a nélkülözhetetlen részeit rendeljük meg. Nézhetünk olcsóbb alapanyag alternatíva után is(sertésjava helyett tarja, csirkemell filé helyett csirkecomb...stb), meghatározhatjuk a felszolgáló személyzet minimális számát, a szükséges eszközök mennyiségét, amit darabonként is lehet bérelni (igaz, az elvesztett eszközöket utólag kiszámlázzák).
Az ár-érték összehasonlításhoz, a menükínálat optimalizálásához mindenképpen szakmai segítséget nyújtunk.

A műsor és a kiegészítő személyzet teljesen elhagyható.

Az ajánlat és kommunikáció
Az ajánlat formailag egy táblázat, ami részletesen tartalmazza a minimálisan javasolt szolgáltatásokat. Még itt is lehetnek kompromisszumok, ötletek, amivel egyes tételeket helyettesíteni lehet költségkímélőbb megoldásokkal. (műanyag evőeszközök, poharak használata, papír abroszok használata, saját bútorok helyszínre szállítása).
A kapcsolattartás elsősorban e-mailen keresztül történik, de természetesen munkaidőben (9.00 - 17.00) telefonon is készséggel a rendelkezésre állunk.



Összességében.....
...a legtöbb (nem protokoll) rendezvény szépen megszervezhető és lebonyolítható. Azért hoztuk létre az oldalt, hogy alkalmazkodjunk Önökhöz, hogy - az egyre szűkösebben rendelkezésre álló - rendezvényre szánt keretből minden forint hasznosuljon, azaz kihozzuk belőle a maximumot!
Remélem, hogy mihamarabb Ügyfeleink között köszönthetjük és bemutathatjuk elkötelezettségünket a szakmai rendezvényszervezés mellett, ha szükséges - kompromisszumokkal.


Elérhetőségeink:

Telefon: +36 1 454 1204
Mobil: +36 20 384 0180
E-mail: info@rendezvenyek.eu